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¿Negociación o mediación?. ¿Cuántas veces nos ha surgido esta cuestión en nuestra carrera profesional?.

La elección entre negociación y mediación depende de varios factores y de la situación específica en la que te encuentres.

La resolución de conflictos de manera amistosa es esencial para cualquier departamento de Compras, ya que puede estos conflictos con tus proveedores pueden afectar directamente a tu cadena de suministro y por tanto al funcionamiento general de tu compañía.

NEGOCIACIÓN

Podemos definir que la negociación es un proceso en el que dos o más partes intentan llegar a un acuerdo mutuamente satisfactorio mediante la discusión y la búsqueda de soluciones que satisfagan sus intereses.

Es un enfoque directo y autónomo en el que las partes involucradas tienen el control del proceso y la toma de decisiones. La negociación puede ser útil cuando existe un grado de confianza entre las partes y se busca preservar o fortalecer las relaciones a largo plazo. También es adecuada cuando las partes tienen un poder similar y pueden comprometerse en un proceso de intercambio y concesiones.

Veamos cómo se aplica en el contexto de Compras.

Las negociaciones pueden llevarse a cabo para resolver discrepancias en términos y condiciones contractuales, precios, plazos de entrega u otros aspectos relacionados con la relación entre el comprador y el proveedor. La negociación requiere habilidades de comunicación efectiva, capacidad de escucha, capacidad para buscar soluciones creativas y disposición para llegar a compromisos. También es importante establecer un clima de confianza y cooperación para lograr resultados positivos en la negociación.

Algunas de estas acciones y discusiones que suceden antes y durante la negociación son:

Identificación de objetivos: Antes de la negociación, las partes deben identificar sus objetivos y lo que desean lograr. Esto implica establecer prioridades y determinar qué aspectos son más importantes, como el precio, los plazos de entrega, la calidad del producto o las condiciones de pago, entre otros.

Comunicación y discusión: Durante la negociación, las partes se comunican y discuten los términos y condiciones del acuerdo. Esto implica intercambiar propuestas, argumentos y contrapropuestas para llegar a un punto medio que sea aceptable para ambas partes. La comunicación puede ser directa, a través de reuniones cara a cara o por medios electrónicos, como correos electrónicos o llamadas telefónicas.

Persuasión y argumentación: Los profesionales de adquisiciones utilizan habilidades de persuasión y argumentación para respaldar sus posiciones y lograr que la otra parte acepte sus propuestas. Esto implica presentar argumentos convincentes, evidencia y datos relevantes que respalden las demandas o condiciones propuestas.

Negociación y compromiso: Durante el proceso de negociación, las partes buscan un punto medio o un compromiso en el que ambas partes obtengan beneficios mutuos. Esto puede implicar hacer concesiones en algunos aspectos mientras se logra un acuerdo satisfactorio en otros. La negociación requiere habilidades de búsqueda de soluciones creativas y flexibilidad para adaptarse a las necesidades y preocupaciones de ambas partes.

Establecimiento de expectativas: Durante la negociación, es importante establecer claramente las expectativas y acordar los términos y condiciones finales. Esto evita malentendidos futuros y asegura que ambas partes estén alineadas en cuanto a lo acordado.

Documentación contractual: Una vez que se llega a un acuerdo, se procede a documentar los términos y condiciones en un contrato formal. Este contrato debe reflejar de manera precisa y clara lo acordado durante la negociación.

En resumen, durante la negociación en Compras, las partes se comunican, discuten, negocian y buscan un acuerdo que sea mutuamente beneficioso. Se establecen expectativas claras y se documentan los términos y condiciones en un contrato. El objetivo es asegurar un acuerdo que satisfaga las necesidades y prioridades comerciales, incluyendo aspectos más allá del precio, como la calidad, los plazos de entrega y las condiciones de pago.

MEDIACIÓN

En cambio, la mediación se puede definir como un proceso en el que un tercero neutral y capacitado, el mediador, facilita la comunicación y la negociación entre las partes en conflicto. El mediador no toma decisiones, sino que ayuda a las partes a identificar y explorar opciones para resolver el conflicto de manera consensuada. La mediación se basa en la colaboración y el diálogo, y busca preservar o mejorar las relaciones entre las partes. Es especialmente útil cuando hay una falta de comunicación efectiva, desequilibrios de poder o emociones intensas que dificultan la negociación directa.

La mediación aplicada a la visión de Compras implica la intervención de un tercero neutral, el mediador, para facilitar la comunicación y la resolución de conflictos. En el contexto de la contratación, un mediador imparcial puede ayudar a las partes a explorar sus intereses subyacentes, mejorar la comunicación y buscar soluciones mutuamente aceptables. El mediador no impone decisiones, sino que actúa como un facilitador imparcial que ayuda a las partes a llegar a un acuerdo. La mediación puede ser especialmente útil cuando las emociones están involucradas, cuando hay desequilibrios de poder o cuando las partes tienen dificultades para comunicarse directamente.

Durante la mediación, se llevan a cabo una serie de pasos y acciones para facilitar la resolución del conflicto, tales como:

Intervención de un mediador: Un tercero neutral e imparcial, conocido como mediador, es invitado a intervenir en el conflicto. El mediador es un profesional capacitado en mediación y resolución de conflictos. Su papel es facilitar la comunicación, promover la comprensión mutua y ayudar a las partes a encontrar una solución consensuada.
Reuniones conjuntas y privadas: El mediador se reúne con ambas partes en conflicto, tanto conjuntamente como por separado. En las reuniones conjuntas, se fomenta la comunicación abierta y se da a cada parte la oportunidad de expresar sus preocupaciones, intereses y puntos de vista. En las reuniones privadas, el mediador puede profundizar en las preocupaciones individuales de cada parte y explorar posibles soluciones.
Identificación de intereses y preocupaciones: El mediador ayuda a las partes a identificar y comprender sus intereses subyacentes y las preocupaciones que impulsan el conflicto. Esto implica escuchar activamente a ambas partes, hacer preguntas para aclarar puntos y ayudar a encontrar áreas de acuerdo potencial.
Generación de opciones y propuestas: El mediador fomenta la generación conjunta de opciones y propuestas para resolver el conflicto. Utiliza técnicas de facilitación para ayudar a las partes a pensar creativamente y explorar soluciones mutuamente beneficiosas. El mediador puede proponer ideas o alternativas para desbloquear el punto muerto y fomentar el diálogo constructivo.
Facilitación de acuerdos: El mediador trabaja con las partes para facilitar la llegada a un acuerdo. Esto implica encontrar un terreno común y desarrollar un acuerdo que satisfaga los intereses y preocupaciones de ambas partes. El mediador puede ayudar a redactar un acuerdo que refleje lo acordado y pueda ser aceptado por ambas partes.

Es importante destacar que el mediador no impone una solución ni toma decisiones. Su papel es facilitar la comunicación y ayudar a las partes a encontrar una solución que sea mutuamente aceptable. La confidencialidad y la imparcialidad son aspectos fundamentales de la mediación.

Es recomendable la elección de un mediador externo e independiente para garantizar la objetividad y la imparcialidad en el proceso de mediación. La experiencia y las habilidades del mediador son importantes para guiar el proceso y facilitar una resolución exitosa para ambas partes..

Es decir que durante la mediación, el mediador facilita la comunicación, ayuda a identificar intereses y preocupaciones, genera opciones y propuestas, y guía a las partes hacia un acuerdo mutuamente satisfactorio. La mediación ofrece un espacio seguro y estructurado para que las partes en conflicto trabajen juntas hacia la resolución del conflicto.

Si aún no nos han quedado claro si elegir entre negociación o mediación, recuerda los siguientes criterios:

Relaciones futuras: Si deseas mantener o mejorar la relación con la otra parte a largo plazo, la mediación puede ser más adecuada, ya que enfatiza la colaboración y la búsqueda de soluciones mutuamente aceptables.
Desequilibrio de poder: Si hay una marcada diferencia de poder entre las partes y una de ellas puede sentirse intimidada o en desventaja, la mediación puede proporcionar un entorno más equilibrado y seguro para la resolución del conflicto.
Comunicación y emoción: Si la comunicación es difícil o existe un alto nivel de emociones negativas en el conflicto, la mediación puede ayudar a facilitar la comunicación efectiva y abordar las emociones de manera constructiva.
Autonomía y control: Si valoras tener un mayor control sobre el proceso de resolución del conflicto y tomar decisiones directamente, la negociación puede ser la mejor opción, ya que te permite tener un papel más activo en la búsqueda de soluciones.
La elección entre negociación y mediación depende de tus circunstancias particulares y de lo que consideres más apropiado para abordar el conflicto. También es importante tener en cuenta que, en algunos casos, puede ser beneficioso combinar ambas opciones, comenzando con la negociación directa y recurriendo a la mediación si las conversaciones no progresan satisfactoriamente.

En resumen, la elección entre la negociación y la mediación dependerá de la naturaleza del conflicto, las preferencias de las partes involucradas y las circunstancias específicas. En algunos casos, se puede iniciar con la negociación directa entre el comprador y el proveedor, y si no se logra un acuerdo satisfactorio, se puede recurrir a la mediación para facilitar la resolución del conflicto.

La clave es abordar los conflictos de manera oportuna y efectiva para mantener un funcionamiento fluido de la función de contratación y promover relaciones saludables con los proveedores y otras partes interesadas externas.

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La capacidad de la tecnología de inteligencia artificial está avanzando rápidamente y está claro que ha venido para quedarse. De hecho, y aunque no seamos plenamente conscientes, la IA ya está en nuestras vidas.

La realidad es que este nuevo escenario nos abre oportunidades nuevas y emocionantes y, a su vez, genera partidarios que pronostican que la IA podrá hacer que los humanos seamos más productivos de lo que jamás nos hubiéramos imaginado. En cambio, los detractores la entienden como una amenaza y nos advierten que si no estamos preocupadoa por la seguridad de las IA, deberíamos estarlo. Y, en un tercer plano, encontramos a los que creen que la dirección futura de la inteligencia artificial todavía está en nuestras manos.

En Tech For Sourcing somos partidarios del primer escenario, creemos que la IA es una herramienta imprescindible para la gestión de cadena de suministro y, a continuación, te vamos a contar por qué.

Previsión de la demanda

La IA puede analizar grandes cantidades de datos históricos y en tiempo real para predecir la demanda futura de productos, esta capacidad nos permite optimizar la planificación de la producción, el inventario o el transporte, evitando la escasez o el exceso de existencias.

Esto lo consigue, por ejemplo, aplicando algoritmos de aprendizaje automático y técnicas estadísticas avanzadas, la IA puede identificar patrones, tendencias y factores destacados en los datos para generar pronósticos precisos de la demanda futura.

Al utilizar la IA en la previsión de la demanda, las organizaciones pueden obtener algunos de los siguientes beneficios:

Mejor toma de decisiones: Con pronósticos más precisos, las empresas pueden tomar decisiones informadas sobre la producción, el inventario y la distribución. Esto evita la escasez de productos, garantiza niveles óptimos de inventario y mejora la eficiencia general de la cadena de suministro.
Reducción de costes: Al predecir con mayor precisión la demanda, las empresas pueden evitar el exceso de inventario y los costes asociados, como el almacenamiento y la obsolescencia. También pueden optimizar la planificación del transporte y evitar gastos innecesarios en envíos urgentes o retrasados.
Mejor servicio al cliente: Al evitar la escasez de productos, las empresas pueden cumplir de manera más confiable con la demanda de los clientes y mejorar la satisfacción del cliente. Además, al comprender mejor las preferencias y patrones de compra de los clientes a través del análisis de datos, la IA puede ayudar a personalizar la oferta de productos y mejorar la experiencia del cliente.
Mayor eficiencia operativa: La previsión de la demanda precisa permite una mejor planificación de la producción y una previsión más eficiente de los recursos. Esto ayuda a optimizar los procesos internos y a reducir el tiempo de inactividad y los costes operativos.

Es importante destacar que la IA no es una solución infalible y que los modelos de previsión siempre están sujetos a incertidumbre. Sin embargo, al combinar la IA con el conocimiento y la experiencia humana, es posible obtener resultados más precisos y confiables en la previsión de la demanda, lo que beneficia la gestión de la cadena de suministro en general.

Optimización de rutas y logística

Los algoritmos de IA pueden analizar datos sobre rutas, condiciones del tráfico, costos de transporte y otros factores para encontrar las rutas más eficientes y rentables para la entrega de productos. Esto puede significar reducir los costos de transporte y mejorar los tiempos de entrega.

Los algoritmos de la inteligencia artificial desempeñarán un papel crucial en la optimización de rutas y logística. Estos algoritmos pueden analizar grandes volúmenes de datos sobre rutas, condiciones del tráfico, costos de transporte, capacidades de los vehículos y otros factores relevantes para encontrar las rutas más eficientes y rentables para la entrega de productos.

Existen diferentes enfoques y técnicas de optimización que se pueden utilizar en este contexto. Algunos de los algoritmos más comunes incluyen:

Algoritmos genéticos: Estos algoritmos se inspiran en la evolución biológica y utilizan operadores como la selección, cruce y mutación para encontrar soluciones óptimas o cercanas a la óptima.
Algoritmos de colonia de hormigas: Estos algoritmos se basan en el comportamiento de las colonias de hormigas, donde las hormigas dejan rastros de feromonas para comunicarse entre sí. Los algoritmos de colonia de hormigas utilizan esta idea para encontrar las mejores rutas a través de un sistema de feromonas artificiales.
Algoritmos de búsqueda local: Estos algoritmos comienzan con una solución inicial y exploran el vecindario en busca de mejores soluciones. Continúen iterando hasta que se alcance una solución óptima o cercana a la óptima.

Estos algoritmos pueden ser implementados en sistemas de gestión de flotas o en sistemas de planificación logística para optimizar la cosecha de vehículos, la secuencia de entregas y las rutas utilizadas. Esto puede ayudar a reducir los costos de transporte al minimizar las distancias recorridas y maximizar la capacidad de carga de los vehículos. Además, también puede mejorar los tiempos de entrega al evitar congestiones de tráfico y otros obstáculos.

La optimización de rutas y logística mediante algoritmos de inteligencia artificial se utiliza en diversas industrias, como el transporte de mercancías, la entrega de paquetes, la planificación de rutas para servicios de emergencia, la distribución de alimentos y muchos otros sectores donde la eficiencia y la reducción de costes son fundamentales.

Gestión de inventario

La IA puede desempeñar un papel importante en la gestión del inventario al analizar patrones de demanda, datos de ventas y otros factores para optimizar la gestión del inventario. Puede ayudar a determinar los niveles de inventario óptimos, identificar productos obsoletos o de movimiento lento, y predecir cuándo se interrumpirán los reabastecimientos.

Algunas formas en las que la IA puede optimizar la gestión del inventario incluyen:

Pronóstico de demanda: Los algoritmos de IA pueden analizar datos históricos de ventas, patrones estacionales, promociones y otros factores para predecir la demanda futura de productos. Esto ayuda a determinar los niveles de inventario óptimos y a evitar situaciones de escasez o exceso de stock.
Optimización de reabastecimiento: La IA puede analizar los datos de inventario en tiempo real y predecir cuándo es necesario reabastecer los productos. Esto permite una planificación eficiente de los pedidos y evita interrupciones en el suministro.
Gestión de productos obsoletos: Los algoritmos de IA pueden identificar productos obsoletos o de movimiento lento que están ocupando espacio necesario en el inventario. Esto permite tomar decisiones informadas sobre descuentos, promociones o liquidaciones para reducir el exceso de stock y maximizar la rentabilidad.
Análisis de datos en tiempo real: La IA puede analizar datos en tiempo real, como las ventas actuales, las tendencias del mercado y los eventos externos, para ajustar rápidamente los niveles de inventario y tomar decisiones basadas en información actualizada.

Al utilizar la IA en la gestión del inventario, las empresas pueden reducir los costos de almacenamiento, minimizar las pérdidas por productos obsoletos o vencidos, mejorar la satisfacción del cliente al evitar situaciones de falta de stock y optimizar los procesos de reabastecimiento. En definitiva, la IA puede proporcionar información valiosa y precisa para tomar decisiones más inteligentes y eficientes en la gestión del inventario.

Detección de fraudes y problemas de calidad

La IA puede analizar grandes volúmenes de datos para identificar patrones y anomalías que pueden indicar fraudes o problemas de calidad en la cadena de suministro. Puede ayudar a detectar productos falsificados, evaluar la autenticidad de los proveedores y garantizar la calidad de los productos.

Así es, la inteligencia artificial puede desempeñar un papel importante en la detección de fraudes y problemas de calidad en la cadena de suministro. Al analizar grandes volúmenes de datos, los algoritmos de IA pueden identificar patrones, anomalías y correlaciones que pueden indicar la presencia de fraudes o problemas de calidad.

Algunas formas en las que la IA puede ayudar en este sentido son las siguientes:

Detección de fraudes: Los algoritmos de IA pueden analizar datos transaccionales, registros financieros, información de proveedores y otros factores para identificar patrones de comportamiento sospechoso. Pueden detectar actividades fraudulentas como el lavado de dinero, la manipulación de precios, la falsificación de productos, entre otros.
Evaluación de proveedores: La IA puede analizar datos de proveedores, como su historial, reputación, cumplimiento de normas y registros financieros, para evaluar su autenticidad y confiabilidad. Esto ayuda a reducir el riesgo de trabajar con proveedores fraudulentos o no confiables.
Control de calidad: La IA puede analizar datos relacionados con la calidad de los productos, como datos de pruebas, inspección, devoluciones y reclamaciones de los clientes. Puede identificar patrones y tendencias que indiquen problemas de calidad, como defectos de fabricación o inconsistencias en los estándares de calidad.
Análisis de imágenes y datos no estructurados: La IA también puede analizar imágenes de productos, etiquetas, empaques, documentos y otros datos no estructurados para detectar signos de falsificación o problemas de calidad. Puede comparar imágenes de productos auténticos con productos sospechosos y detectar diferencias o anomalías.

Al utilizar la IA en la detección de fraudes y problemas de calidad, las empresas pueden fortalecer sus sistemas de control interno, reducir las pérdidas económicas y proteger su reputación. La capacidad de analizar grandes volúmenes de datos en tiempo real permite una detección más rápida y precisa de situaciones problemáticas, lo que permite una respuesta inmediata para minimizar el impacto negativo en la cadena de suministro y en la satisfacción del cliente.

Automatización de procesos

La IA puede automatizar tareas y procesos repetitivos en la cadena de suministro, como la generación de informes, la gestión de documentos y la monitorización de las condiciones de los productos durante el transporte. Esto ayuda a ahorrar tiempo y recursos, y reduce la posibilidad de errores humanos.

Es decir, la inteligencia artificial puede desempeñar un papel crucial en la automatización de procesos en la cadena de suministro y algunas formas en las que la IA puede automatizar tareas y procesos repetitivos son:

Generación de informes: Los algoritmos de IA pueden analizar y procesar grandes cantidades de datos para generar informes automáticamente. Pueden extraer información relevante de los datos y presentarla en informes estructurados y comprensibles, ahorrando tiempo y esfuerzo en la generación manual de informes.
Gestión de documentos: La IA puede automatizar la gestión de documentos en la cadena de suministro, como contratos, facturas, pedidos y otros documentos comerciales. Puede clasificar y organizar los documentos, extraer información clave y realizar tareas como la validación de datos o la detección de errores.
Monitorización de condiciones: La IA puede utilizar sensores y dispositivos conectados para monitorear las condiciones de los productos durante el transporte. Puede recopilar y analizar datos en tiempo real, como la temperatura, humedad o ubicación de los productos, y enviar alertas automáticas en caso de desviaciones o condiciones anormales.
Gestión de inventario: La IA puede automatizar la gestión del inventario, como el seguimiento de las existencias, la actualización de los niveles de inventario y la planificación de reabastecimientos. Puede integrarse con sistemas de gestión de inventario existentes y tomar decisiones informadas basadas en datos en tiempo real.

La automatización de procesos mediante la IA en la cadena de suministro ayuda a ahorrar tiempo y recursos al eliminar tareas manuales y repetitivas. Además, reduce la posibilidad de errores humanos, mejora la eficiencia operativa y permite a los profesionales de la cadena de suministro fallar en actividades más estratégicas y de mayor valor añadido. En última instancia, la seguridad puede conducir a una mayor productividad, reducción de costos y mejoras en la precisión y la calidad de los procesos en la cadena de suministro.

Mejora de la experiencia del cliente

La IA puede analizar los datos de los clientes, como las preferencias de compra, el historial de interacciones y las reseñas, para personalizar la experiencia del cliente. Puede ofrecer recomendaciones de productos relevantes, proporcionar respuestas rápidas a las consultas de los clientes y mejorar la satisfacción general del cliente.

Exactamente, la inteligencia artificial (IA) puede desempeñar un papel fundamental en la mejora de la experiencia del cliente al analizar datos y personalizar las interacciones, y las algunas de estas formas en que la IA puede lograrlo serían:

Personalización de la experiencia: La IA puede analizar datos de los clientes, como las preferencias de compra, el historial de interacciones, las reseñas y el comportamiento en el sitio web, para ofrecer una experiencia personalizada. Puede recomendar productos relevantes y adaptar las ofertas y promociones a las necesidades individuales de cada cliente.
Respuestas rápidas y precisas: Los chatbots impulsados por IA pueden proporcionar respuestas rápidas y precisas a las consultas de los clientes. Utilizando técnicas de procesamiento del lenguaje natural, los chatbots pueden comprender y responder a preguntas comunes de manera instantánea, brindando asistencia y soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
Análisis de sentimientos: La IA puede analizar las reseñas y los comentarios de los clientes en las redes sociales, sitios web y otras plataformas para comprender los sentimientos y opiniones de los clientes. Esto permite identificar problemas o áreas de mejora y tomar medidas proactivas para abordar las preocupaciones de los clientes y mejorar su satisfacción.
Automatización del servicio al cliente: La IA puede automatizar ciertos aspectos del servicio al cliente, como la gestión de tickets, la resolución de problemas comunes y la programación de citas. Esto agiliza el proceso y reduce el tiempo de espera de los clientes, mejorando su experiencia general.

Al utilizar la IA para mejorar la experiencia del cliente, las empresas pueden fortalecer las relaciones con sus clientes, aumentar la satisfacción y fidelidad, y obtener una ventaja competitiva en el mercado. Al brindar experiencias personalizadas y respuestas rápidas, la IA contribuye a ofrecer un servicio excepcional y satisfacer las expectativas cambiantes de los clientes en la era digital.

Estas son solo algunas de las muchas aplicaciones de la inteligencia artificial en la gestión de la cadena de suministro y a medida que la tecnología de IA continúa avanzando, es probable que surjan nuevas oportunidades para mejorar y optimizar los procesos en toda la cadena de suministro.

Mientras tanto y no, en Tech For Sourcing os iremos dando las claves a través de nuestro blog y, también, a través de los distintos módulos formativos que tenemos a tu disposición en nuestra plataforma LowCost.