¿Negociación o mediación?. ¿Cuántas veces nos ha surgido esta cuestión en nuestra carrera profesional?.
La elección entre negociación y mediación depende de varios factores y de la situación específica en la que te encuentres.
La resolución de conflictos de manera amistosa es esencial para cualquier departamento de Compras, ya que puede estos conflictos con tus proveedores pueden afectar directamente a tu cadena de suministro y por tanto al funcionamiento general de tu compañía.
NEGOCIACIÓN
Podemos definir que la negociación es un proceso en el que dos o más partes intentan llegar a un acuerdo mutuamente satisfactorio mediante la discusión y la búsqueda de soluciones que satisfagan sus intereses.
Es un enfoque directo y autónomo en el que las partes involucradas tienen el control del proceso y la toma de decisiones. La negociación puede ser útil cuando existe un grado de confianza entre las partes y se busca preservar o fortalecer las relaciones a largo plazo. También es adecuada cuando las partes tienen un poder similar y pueden comprometerse en un proceso de intercambio y concesiones.
Veamos cómo se aplica en el contexto de Compras.
Las negociaciones pueden llevarse a cabo para resolver discrepancias en términos y condiciones contractuales, precios, plazos de entrega u otros aspectos relacionados con la relación entre el comprador y el proveedor. La negociación requiere habilidades de comunicación efectiva, capacidad de escucha, capacidad para buscar soluciones creativas y disposición para llegar a compromisos. También es importante establecer un clima de confianza y cooperación para lograr resultados positivos en la negociación.
Algunas de estas acciones y discusiones que suceden antes y durante la negociación son:
- Identificación de objetivos: Antes de la negociación, las partes deben identificar sus objetivos y lo que desean lograr. Esto implica establecer prioridades y determinar qué aspectos son más importantes, como el precio, los plazos de entrega, la calidad del producto o las condiciones de pago, entre otros.
- Comunicación y discusión: Durante la negociación, las partes se comunican y discuten los términos y condiciones del acuerdo. Esto implica intercambiar propuestas, argumentos y contrapropuestas para llegar a un punto medio que sea aceptable para ambas partes. La comunicación puede ser directa, a través de reuniones cara a cara o por medios electrónicos, como correos electrónicos o llamadas telefónicas.
- Persuasión y argumentación: Los profesionales de adquisiciones utilizan habilidades de persuasión y argumentación para respaldar sus posiciones y lograr que la otra parte acepte sus propuestas. Esto implica presentar argumentos convincentes, evidencia y datos relevantes que respalden las demandas o condiciones propuestas.
- Negociación y compromiso: Durante el proceso de negociación, las partes buscan un punto medio o un compromiso en el que ambas partes obtengan beneficios mutuos. Esto puede implicar hacer concesiones en algunos aspectos mientras se logra un acuerdo satisfactorio en otros. La negociación requiere habilidades de búsqueda de soluciones creativas y flexibilidad para adaptarse a las necesidades y preocupaciones de ambas partes.
- Establecimiento de expectativas: Durante la negociación, es importante establecer claramente las expectativas y acordar los términos y condiciones finales. Esto evita malentendidos futuros y asegura que ambas partes estén alineadas en cuanto a lo acordado.
- Documentación contractual: Una vez que se llega a un acuerdo, se procede a documentar los términos y condiciones en un contrato formal. Este contrato debe reflejar de manera precisa y clara lo acordado durante la negociación.
En resumen, durante la negociación en Compras, las partes se comunican, discuten, negocian y buscan un acuerdo que sea mutuamente beneficioso. Se establecen expectativas claras y se documentan los términos y condiciones en un contrato. El objetivo es asegurar un acuerdo que satisfaga las necesidades y prioridades comerciales, incluyendo aspectos más allá del precio, como la calidad, los plazos de entrega y las condiciones de pago.
MEDIACIÓN
En cambio, la mediación se puede definir como un proceso en el que un tercero neutral y capacitado, el mediador, facilita la comunicación y la negociación entre las partes en conflicto. El mediador no toma decisiones, sino que ayuda a las partes a identificar y explorar opciones para resolver el conflicto de manera consensuada. La mediación se basa en la colaboración y el diálogo, y busca preservar o mejorar las relaciones entre las partes. Es especialmente útil cuando hay una falta de comunicación efectiva, desequilibrios de poder o emociones intensas que dificultan la negociación directa.
La mediación aplicada a la visión de Compras implica la intervención de un tercero neutral, el mediador, para facilitar la comunicación y la resolución de conflictos. En el contexto de la contratación, un mediador imparcial puede ayudar a las partes a explorar sus intereses subyacentes, mejorar la comunicación y buscar soluciones mutuamente aceptables. El mediador no impone decisiones, sino que actúa como un facilitador imparcial que ayuda a las partes a llegar a un acuerdo. La mediación puede ser especialmente útil cuando las emociones están involucradas, cuando hay desequilibrios de poder o cuando las partes tienen dificultades para comunicarse directamente.
Durante la mediación, se llevan a cabo una serie de pasos y acciones para facilitar la resolución del conflicto, tales como:
- Intervención de un mediador: Un tercero neutral e imparcial, conocido como mediador, es invitado a intervenir en el conflicto. El mediador es un profesional capacitado en mediación y resolución de conflictos. Su papel es facilitar la comunicación, promover la comprensión mutua y ayudar a las partes a encontrar una solución consensuada.
- Reuniones conjuntas y privadas: El mediador se reúne con ambas partes en conflicto, tanto conjuntamente como por separado. En las reuniones conjuntas, se fomenta la comunicación abierta y se da a cada parte la oportunidad de expresar sus preocupaciones, intereses y puntos de vista. En las reuniones privadas, el mediador puede profundizar en las preocupaciones individuales de cada parte y explorar posibles soluciones.
- Identificación de intereses y preocupaciones: El mediador ayuda a las partes a identificar y comprender sus intereses subyacentes y las preocupaciones que impulsan el conflicto. Esto implica escuchar activamente a ambas partes, hacer preguntas para aclarar puntos y ayudar a encontrar áreas de acuerdo potencial.
- Generación de opciones y propuestas: El mediador fomenta la generación conjunta de opciones y propuestas para resolver el conflicto. Utiliza técnicas de facilitación para ayudar a las partes a pensar creativamente y explorar soluciones mutuamente beneficiosas. El mediador puede proponer ideas o alternativas para desbloquear el punto muerto y fomentar el diálogo constructivo.
- Facilitación de acuerdos: El mediador trabaja con las partes para facilitar la llegada a un acuerdo. Esto implica encontrar un terreno común y desarrollar un acuerdo que satisfaga los intereses y preocupaciones de ambas partes. El mediador puede ayudar a redactar un acuerdo que refleje lo acordado y pueda ser aceptado por ambas partes.
Es importante destacar que el mediador no impone una solución ni toma decisiones. Su papel es facilitar la comunicación y ayudar a las partes a encontrar una solución que sea mutuamente aceptable. La confidencialidad y la imparcialidad son aspectos fundamentales de la mediación.
Es recomendable la elección de un mediador externo e independiente para garantizar la objetividad y la imparcialidad en el proceso de mediación. La experiencia y las habilidades del mediador son importantes para guiar el proceso y facilitar una resolución exitosa para ambas partes..
Es decir que durante la mediación, el mediador facilita la comunicación, ayuda a identificar intereses y preocupaciones, genera opciones y propuestas, y guía a las partes hacia un acuerdo mutuamente satisfactorio. La mediación ofrece un espacio seguro y estructurado para que las partes en conflicto trabajen juntas hacia la resolución del conflicto.
Si aún no nos han quedado claro si elegir entre negociación o mediación, recuerda los siguientes criterios:
- Relaciones futuras: Si deseas mantener o mejorar la relación con la otra parte a largo plazo, la mediación puede ser más adecuada, ya que enfatiza la colaboración y la búsqueda de soluciones mutuamente aceptables.
- Desequilibrio de poder: Si hay una marcada diferencia de poder entre las partes y una de ellas puede sentirse intimidada o en desventaja, la mediación puede proporcionar un entorno más equilibrado y seguro para la resolución del conflicto.
- Comunicación y emoción: Si la comunicación es difícil o existe un alto nivel de emociones negativas en el conflicto, la mediación puede ayudar a facilitar la comunicación efectiva y abordar las emociones de manera constructiva.
- Autonomía y control: Si valoras tener un mayor control sobre el proceso de resolución del conflicto y tomar decisiones directamente, la negociación puede ser la mejor opción, ya que te permite tener un papel más activo en la búsqueda de soluciones.
- La elección entre negociación y mediación depende de tus circunstancias particulares y de lo que consideres más apropiado para abordar el conflicto. También es importante tener en cuenta que, en algunos casos, puede ser beneficioso combinar ambas opciones, comenzando con la negociación directa y recurriendo a la mediación si las conversaciones no progresan satisfactoriamente.
En resumen, la elección entre la negociación y la mediación dependerá de la naturaleza del conflicto, las preferencias de las partes involucradas y las circunstancias específicas. En algunos casos, se puede iniciar con la negociación directa entre el comprador y el proveedor, y si no se logra un acuerdo satisfactorio, se puede recurrir a la mediación para facilitar la resolución del conflicto.
La clave es abordar los conflictos de manera oportuna y efectiva para mantener un funcionamiento fluido de la función de contratación y promover relaciones saludables con los proveedores y otras partes interesadas externas.
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